Categorie archief: Vergaderen

Voorstelrondjes

Ken je dat? Je zit in een groep, vergadering of wat voor bijeenkomst dan ook, en er begint ’n voorstelrondje. Ook zo’n hekel aan voorstelrondjes? Het is vaak het minst belangwekkende deel van de bijeenkomst. De meeste mensen willen er snel vanaf zijn. Dus vertellen ze zo kort mogelijk de dingen waar je niet naar zou willen luisteren.

Ik heb eens gelezen of gehoord dat de leiders van bijeenkomsten met zulke voorstelrondjes beginnen om niet zélf te hoeven beginnen. Dat zal, hoop ik, maar voor ’n (klein) deel waar zijn.

In dit artikel wil bepleiten om voorstelrondjes achterwege te laten óf zodanig anders te doen, dat het ook functioneel is m.b.t. het doel van de bijeenkomst. Twee voorbeelden, die ik zelf heb meegemaakt:
– Tijdens een auditietraining voor acteurs, waaraan ik van ’n goede vriendin-Castingdirector mocht meedoen, ging het als volgt. Elke deelnemer moest zichzelf voor de camera in ’n bepaalde korte tijd voorstellen, máár je eerste 2 woorden moest “mijn moeder” zijn. Dat zet zodanig de toon dat elke mogelijke saaiheid bij voorbaat is uitgesloten en spreekt bovendien je improvisatievermogen aan. Geen wonder dus, dat ik er na zo’n lange tijd nog steeds met plezier aan terugdenk. Het is functioneel én past perfect in het doel van de dag.
– Kort nadat Martin van der Meulen was gestart met trainingen Geweldloze Communicatie hebben we ’n uitwisseling gedaan (hij ’n dag bij mij en ik ’n dag bij hem). Nadat Martin kort iets had verteld, zette hij ons in 2-tallen aan het werk met de opdracht om de ander over jezelf te vertellen en je aldus voor te stellen, over en weer. Terug in de kring moest je jouw partner uit het 2-tal aan de groep voorstellen. Oeps, had je wel goed geluisterd daarnet? Heel functioneel in het kader van de dag. Luisteren is nl. ’n heel belangrijk deel van communicatie, geweldloos of niet. Voor Geweldloze Communicatie kan ik je Martin trouwens warm aanbevelen.

Wel of geen voorstelrondje in jouw bijeenkomst? Dat is de vraag. Bedenk dus of het iets toevoegt aan de bijeenkomst en als het dan toch nodig is, doe het dan eens radicaal anders. Vergeet de standaardrondjes.

Even terug naar het begin. Ook zo’n hekel aan voorstelrondjes? Bij Speaking Circles met als belangrijkste ingrediënt Relational Presence doe ik niet aan voorstelrondjes, maar aan het eind van de training ben je daar wél klaar voor. 🙂

Succes en Hartelijke groet,
Stef de Beurs

Spreken in het openbaar en de context

Het belang van de context bij spreken in het openbaar én je doel. Onlangs heb ik mogen ervaren dat voorlezen een belangrijk doel kán zijn. Ik was gevraagd om op een herdenkingsbijeenkomst van mijn overleden buurman de verschillende sprekers aan te kondigen en daarnaast zou ik een stuk tekst van zijn hand voorlezen. Twee totaal verschillende functies met hetzelfde doel: mijn creatieve buurman (docent, kunstenaar, schrijver, en meer) eren. Bij het voorlezen ligt de nadruk op de tekst van de schrijver en is de verbinding met je publiek van ondergeschikt belang. Bij het aankondigen van een volgende spreker is dat belang van verbinding weer wel aanwezig. Ik heb nu mogen ervaren wat ik al langere tijd beweerde: voorlezen – in mijn voorbeeld de tekst van ’n ander – heeft met spreken in het openbaar weinig van doen. Over het al dan niet voorlezen van je eigen tekst kun je lezen in het artikel Spreken op een uitvaart.

Hier wil ik het vooral hebben over de verschillende contexten die een rol spelen bij jouw spreken in het openbaar. Op de foto zie je iemand een rondleiding geven in een museum. Daar is de kunst die getoond wordt de eerste prioriteit en de rondleider als presentator van ondergeschikter belang. Denk ook aan de Tweede Kamer als het gaat om context en doel. Of aan een vergadering waarbij de voorzitter een duidelijk doel heeft om de vergadering ordelijk te laten verlopen en te voorkomen dat deelnemers door elkaar praten. Denk aan een presentator van een dia-avond, waar de dia’s duidelijk op de 1e plaats staan.

Ook de voorbereiding is verschillend, afhankelijk van de context. In het voorbeeld waarmee ik begon, heb ik de tekst 2x doorgelezen. Dat is handig om er wat makkelijker doorheen te gaan. Bovendien kun je vooraf meten hoeveel tijd het in beslag neemt. Als het gaat om een rondleiding, zoals op de foto, dan is het handig om je te verdiepen in de kunst die je tijdens een rondleiding laat zien én aan wie. Klik eventueel hier voor meer info over voorbereiding bij spreken in het openbaar. Betrek verder je mogelijke publiek in je (eventuele) voorbereiding. Sta je voor leken, deskundigen, volwassenen of kinderen, zoals op de foto. Iets om vooraf over na te denken.  Kijk hier voor 7 belangrijke tips.

Hartelijke groet,
Stef de Beurs

Waar praat je niet graag over?

Geïnspireerd door de video van Brené Brown (hieronder weergegeven op 26 november 2012), wil ik het met je hebben over kwetsbaarheid, moed, authenticiteit, schaamte en angst.
Over angst en moed heb ik eerder geschreven in “Heldhaftig” van 16 oktober 2012, in die zin van ergens angst voor hebben en het dan tóch doen.
Brené Brown heeft het in haar video over schaamte die je kunt uitleggen als angst voor het verbreken van de verbinding, de verbinding met anderen waar we allemaal van nature naar streven. Om verbinding te realiseren moeten we onszelf toestaan volledig gezien te worden, feitelijk in de spotlights van anderen staan. En daar komt moed weer om de hoek kijken: de moed om onvolmaakt te zijn en onszelf daarin volledig accepteren. Dus kwetsbaar en authentiek.

Van cursisten heb ik nogal eens gehoord dat zij er op hun werk niet over spraken wanneer zij een workshop of cursus spreken in het openbaar gingen volgen. Uit schaamte soms, want dat moet je toch gewoon kunnen? Of angst wellicht, voor afwijzing? Mogelijk tot dat moment niet wetend, dat het grootste deel van de mensen niet graag op deze manier in het middelpunt van de belangstelling staat. Je bent dus niet de enige. Hoe minder je erover praat, hoe meer last je er van hebt. En hoe harder je vecht tegen de angst of schaamte, hoe groter het is of kan worden. Want waar je flink energie in steekt (=hard tegen vechten), daar krijg je meer van.

Ik wil je hier nadrukkelijk uitnodigen om te reageren:

Praat je hier weleens over, op ’t werk? met vrienden? Hoe reageren die anderen? Of, waarom praat je er juist niet over? Wat belemmert je om er open over te praten?

Hartelijke groet,
Stef

Vergaderen

Alweer ’n jaar of wat heb ik het idee dat vergaderen efficiënt moet kunnen. Zelf vergader ik niet zo veel, gelukkig overigens. Het toeval wil nu dat ik zo’n half jaar geleden werd benoemd tot voorzitter – met mijn instemming, hoor – van de gebruikers, inclusief mezelf, van een bedrijfsgebouw hier in Hoorn. Meer dan 7 jaar geleden, zeg maar voor mijn Speaking Circles tijd, zou ik met zo’n voorzittersschap niet hebben ingestemd, hoor. Veel te eng.
Enige tijd geleden was er de eerste vergadering, die ik zou gaan voorzitten. De agenda was uitgebreid en er stonden ’n paar mogelijk tijdrovende punten op. Een voorzittershamer had ik niet maar wel ’n klein klankschaaltje, dat een krachtig geluid kon produceren.
Aan het begin van de vergadering stelde ik nadrukkelijk voor dat slechts één persoon tegelijk aan het woord zou zijn. En zo geschiedde. Met slechts ’n enkele dreun tegen het klankschaaltje sloten we de vergadering ruim binnen de geplande tijd af…… tot tevredenheid van velen.
En voor mij was het goed om te ervaren dat mijn idee over efficiënt vergaderen praktisch uitvoerbaar was.